Via de mail ontving ik dit praktijkvoorbeeld van een glijbaan waarbij een ondernemingsraad geconfronteerd wordt met de invoering van Black Boxes in de bedrijfswagens van een groot internationaal opererend bedrijf. In eerste instantie louter om belastingboetes te voorkomen maar tijdens de pilot bleek ook dat er nogal wat snelheidsoverschrijdingen geconstateerd zijn. Het bedrijf wil ook dit deel van de data kunnen gebruiken maar daar steekt de OR in haar advies gelukkig een stokje voor.

Instemming Black Boxes voor bedrijfsvoertuigen bij Tata Steel in IJmuiden

Het bedrijf is voornemens zogenaamde Black Boxes (BB) te plaatsen in alle 
bedrijfsvoertuigen. Daartoe is een instemmingsverzoek ingediend bij de COR, dat is
behandeld door de Commissie IJmuiden. De COR heeft het instemmingsrapport
overhandigd in de COVL op 17 december 2014. De belangrijkste reden om gebruik te maken
van BB is dat het eenvoudiger wordt de fiscus te overtuigen dat de wagens alleen gebruikt
worden voor werkverkeer en niet voor woon-werkverkeer. Daarnaast kunnen met de BB
allerlei andere zaken worden gecontroleerd c.q. geconstateerd, zoals: periodiek onderhoud,
snelheid, impact van bijv. aanrijdingen enz. In het instemmingsrapport heeft de Commissie
IJmuiden afspraken gemaakt over wat wel en wat niet mag met de BB en hoe er gehandeld
dient te worden bij bijv. het constateren van snelheidsovertredingen. Voor elke medewerker
die gebruik maakt van bedrijfsvoertuigen is het zeer interessant het instemmingrapport eens
door te lezen.

Het instemmingsrapport kunt u vinden op de website van de COR op Tata Steel Online
door te klikken op: Instemmingsrapport Black Boxes.

Uit het instemmingrapport;

Inleiding / aanleiding

Tata Steel maakt al jaren gebruik van een groot aantal bedrijfsvoertuigen. Voor deze
voertuigen geldt een belastingvrijstelling mits deze niet voor woon-werk en privégebruik
beschikbaar gesteld worden.
Tata Steel heeft daarom al jaren het beleid dat dergelijk gebruik niet toegestaan is, maar
heeft momenteel geen systeem om dit te handhaven of aantoonbaar te maken naar de
belastingdienst. Hierdoor bestaat het risico van naheffingen voor bedrijf en medewerkers.
Ook kan een navordering van de vrijgestelde belastingen plus boetes opgelegd worden door
de belastingdienst.

Tata Steel heeft daarom het voorgenomen besluit genomen om voor de bedrijfsvoertuigen
een Black Box systeem aan te schaffen, zodat aantoonbaar kan worden gemaakt aan de
belastingdienst dat er gehandhaafd wordt op het zakelijk gebruik van de voertuigen.
Als bijkomende argumenten is door het bedrijf enkele secundaire redenen voor de Black Box
(hierna verder aangeduid als BB) aangegeven. Zo zijn er bij een groot wagenpark natuurlijk
kosten voor onderhoud en reparaties, waarbij Tata Steel verwacht dat het toepassen van de
BB de kosten voor deze posten zal verlagen. Ook de inzet van wagens en het beter inzetten
van de beschikbare overbodige voertuigen worden gesteld als voordeel.
Als laatste bleek tijdens de proefperiode voorafgaand aan het instemmingverzoek dat er ook
in de auto’s met BB regelmatig aanzienlijke snelheidsovertredingen gemaakt worden. Tata
Steel heeft daarom tevens een sanctiemogelijkheid opgenomen in de regeling BB om
excessieve snelheidsoverschrijdingen die uit de gegevens van de BB blijken bespreekbaar te
maken en met een sanctie te kunnen bestraffen.

Aan de instemmingaanvraag is een proefperiode voorafgegaan, waarbij een klein aantal
auto’s is uitgerust met een BB. De uitkomsten van deze pilot zijn besproken in een
werkgroep van vertegenwoordigers van Tata Steel en de Commissie IJmuiden.

...Naast de snelheidsoverschrijdingen voorziet de Commissie IJmuiden ook situaties waarbij
aan de hand van de BB-informatie de rijstijl van een medewerker als schadelijk voor het
voertuig wordt beoordeeld of schade met een voertuig wordt aangericht. Dergelijke
onderzoeken zijn niet het primaire doel van de BB. Ook vermoedt de Commissie IJmuiden
dat dergelijke onderzoeken zelden volledige zekerheid geven over de betrokken
medewerker.
De Commissie IJmuiden stelt daarom dat bij gebruik van de BB-informatie bij gevallen van
schades of ongewenste rijstijl er geen disciplinaire maatregelen zullen volgen. Wel kan deze
informatie gebruikt worden voor het aanspreken van de medewerker op het ongewenste
gedrag.

De bewaartermijn van de data is vooral bepaald door de eisen van de belastingdienst. Het is
echter ongewenst dat medewerkers lange tijd na een rit nog met terugwerkende kracht
aangesproken worden. De Commissie IJmuiden stelt daarom dat de gegevens voor de
belastingdienst (die 7 jaar bewaard dienen te worden) apart worden bewaard door de
afdeling die zich bezighoudt met de belastingdienst. Informatie die gebruikt kan worden voor
het aanspreken van medewerkers dient maximaal één jaar voor dat doeleinde gebruikt te
worden. Samenvattingen van de informatie voor het analyseren van onderhoud, schades en
wagenparkbeheer mogen langer gebruikt worden, maar dan alleen indien dit anoniem (dus
zonder naar personen herleidbare informatie) gebeurt.