De ombudsman heeft samen met IND, TOV en KMar spelregels opgesteld voor het innemen en teruggeven van persoonlijke documenten. De belangrijkste spelregels zijn dat de instantie die het document inneemt, aanspreekpunt is voor de immigrant.
Immigranten leveren vooral voor een asielaanvraag hun persoonlijke documenten, zoals geboorteakte, rijbewijs of paspoort, in bij de Vreemdelingenpolitie. Als zij asiel hebben gekregen, kunnen ze hun documenten terugvragen. Maar soms zijn deze niet meer te vinden.