8. GEGEVENSBESCHERMING EN BEWAARPLICHT

8.1 Algemeen

Een Wwft-instelling is verplicht om documenten, gegevens en overige informatie die gebruikt zijn voor de identificatie van de cliënt, de gemachtigde en de UBO van een cliënt en voor de verificatie van identificatie, te bewaren.

Deze bewaarplicht strekt zich uit tot alle informatie die uit hoofde van alle cliëntenonderzoeksmaatregelen vergaard is. Zo dient bijvoorbeeld de informatie die een Wwft- instelling op basis van redelijke maatregelen verwerft over de eigendom- en zeggenschapsstructuur van een cliënt te worden vastgelegd. Een Wwft-instelling dient daarbij ook vast te leggen welke maatregelen zijn genomen om deze structuur in beeld te brengen. Bij het nemen van redelijke maatregelen ten einde de eigendom- en zeggenschapsstructuur van een cliënt in kaart te brengen, verwerft een Wwft-instelling eveneens inzicht in de aard en omvang van een door een UBO gehouden uiteindelijk belang. Ook deze informatie dient te worden vastgelegd.

Hetzelfde geldt voor de beschikbare informatie met betrekking tot het doel en de aard van een zakelijke relatie. Ook die moet worden vastgelegd. Ook moet de overige informatie die is verkregen in het kader van het vereenvoudigd of verscherpt cliëntenonderzoek door een Wwft-instelling worden vastgelegd en bewaard. Daarbij gaat het onder meer om de informatie die met betrekking tot een respondentinstelling wordt verzameld en om de passende maatregelen die Wwftinstellingen treffen om de bron van het vermogen en van de middelen vast te stellen die bij het aangaan of voortzetten van een zakelijke relatie met of het verrichten van een transactie voor een PEP worden gebruikt.

8.2 Bewaartermijn

In paragraaf 5.2.6 is reeds toegelicht welke gegevens of documenten die een Wwft-instelling bij het toepassen van een cliëntenonderzoek heeft verzameld, moeten worden vastgelegd. Deze gegevens dient een Wwft-instelling gedurende vijf jaar na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of gedurende vijf jaar na het uitvoeren van de transactie te bewaren.

Bij het verstrijken van de bewaartermijn van vijf jaar dienen de op grond van de Wwft verzamelde persoonsgegevens te worden vernietigd, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.

De gegevens of documenten die in het kader van het cliëntenonderzoek worden vastgelegd en bewaard, bevatten persoonsgegevens. Dit betekent dat het regelgevend kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)231 van toepassing is. Het vastleggen en bewaren van persoonsgegevens die in het kader van de Wwft (bijvoorbeeld voor het cliëntenonderzoek) worden verzameld, is een verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in de AVG.

8.3 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Indien een Wwft-instelling persoonsgegevens verwerkt, gelden een aantal beginselen, die zijn vastgelegd in artikel 5 van de AVG......

Wel kunnen dezelfde persoonsgegevens voor meerdere doeleinden worden verzameld.

De persoonsgegevens die door een Wwft-instelling uit hoofde van de verplichtingen van de Wwft worden verzameld, kunnen ook voor andere doeleinden worden verzameld, zoals voor andere wettelijke verplichtingen of voor de uitvoering van een overeenkomst.

In deze gevallen kan wel verdere verwerking voor een niet-verenigbaar doel zijn toegestaan. Indien dezelfde persoonsgegevens voor meerdere doeleinden worden verwerkt, zal een Wwft-instelling moeten vaststellen voor welke doeleinden deze persoonsgegevens zijn verzameld en aan de hand daarvan moeten vaststellen of verdere verwerking van deze persoonsgegevens is toegestaan.

....Daarbij kan onder meer gedacht worden aan de wettelijke bewaartermijn van vijfjaar. Ook hierbij geldt dat persoonsgegevens die tevens voor andere doeleinden zijn verzameld, op grond van andere wet- en regelgeving aan afwijkende bewaartermijnen onderworpen kunnen zijn.

Alles bij de bron; RijksOverheid [volledig document]